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Archiviazione documentale

L'archiviazione elettronica dei documenti è il processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto informatico, di documenti cartacei e scansionati o nativi informatici.

Archiviare elettronicamente i documenti significa produrre, gestire e utilizzare files informatici e non più carta. Da cui una lenta, ma inesorabile, eliminazione dei raccoglitori cartacei, degli scatoloni di stoccaggio, degli spazi polverosi in cui accatastiamo ora l’archivio.

L'archiviazione elettronica è uno strumento che permette di operare sui documenti in due modi: digitalizzare il vecchio archivio cartaceo e incominciare fin da subito ad emettere i nuovi documenti in formato elettronico. La legalità dell'emissione di questi ultimi viene garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, solo in questo caso si può parlare di conservazione sostitutiva, cioè quell'operazione che permette di non dover più conservare la carta.

 

Digitalizzazione dei documenti cartacei

Il servizio di digitalizzazione dei documenti è un servizio completo che ti permette di ottenere in breve tempo un archivio digitale, facilmente consultabile e gestibile. Tramite il software di gestione e con una accurata indicizzazione potrai :

  • digitalizzare dei tuoi documenti cartacei
  • inserire i documenti digitali direttamente 
  • seguire procedure personalizzate in modo da adattarsi alla tua realtà aziendale

 

Come funziona il servizio di digitalizzazione

Intanto è bisogna distinguere le due più importanti differenze :

ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA (conversione dei documenti e possibile eliminazione )

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE ( copia digitale del documento cartaceo e successivo stoccaggio)

Noi ci occupiamo del secondo.

 

 

 

Riceviamo i vostri documenti, li prepariamo alla digitalizzazione e dopo averne fatto la scansione ci occupiamo di indicizzarli in modo da poter essere facilmente reperiti.

Al termine dei lavori consegniamo al cliente l'archivio cartaceo accuratamente conservato e l'archivio digitale direttamente in sede su Hard disk o altro hardware di backup

 

CICLO DI LAVORAZIONE

  • Ritiro dei documenti presso la sede del Cliente
  • Presa in carico, selezione dei documenti, attivazione del processo produttivo
  • Verifica della conformità e della qualità dei documenti, identificazione e gestione dei documenti non conformi e/o incompleti
  • Preparazione dei documenti per la scansione, eliminazione clips e punti metallici
  • Scansione dei documenti tramite scanner rotativi ad alta velocità
  • Conversione in digitale dei documenti in B/N o colori, salvataggio in formato file TIFF, PDF, JPEG, etc.
  • Processi automatici di data capture (OCR – ICR – OMR - Barcode)
  • Data entry manuale, assistito e verificato
  • Associazione indici di ricerca aggiuntivi tramite file/db forniti dal Clienti
  • Utilizzo file di controllo in linea per eliminazione errori di data entry
  • Salvataggio immagini e indici in batch di produzione, backUp di sicurezza
  • Produzione CD/DVD Autoconsultanti (Software di ricerca e visualizzazione a bordo del supporto)
  • Caricamento di immagini ed indici sul sistema ECM del Cliente
  • Pubblicazione OnLine di immagini ed indici sul WEB DOCUMENT CENTER
  • Firma digitale e marcatori temporali per conservazione sostitutiva
  • Produzione e distribuzione su territorio nazionale di CD/DVD Autoconsultanti
  • Inserimento dei documenti cartacei lavorati in apposite scatole d’archivio
  • Stoccaggio fisico dei documenti cartacei

 

 

 

Possiamo specificare se si tratta di un documento in ingresso (ossia un documento che ci ha inviato qualcuno) oppure se si tratta di un documento in uscita (nel caso in cui siamo noi ad aver prodotto ed inviato tale documento a qualcun altro)

Ogni documento può essere classificato per tipo documento (es. fattura, preventivo, ordine, comunicazione, bolletta, contratto etc.etc.) La lista dei tipi di documento è ovviamente personalizzabile.

E' possibile specificare il tipo di corrispondenza, ossia il modo con cui questo documento è giunto a noi nel caso di documenti in entrata o il mezzo attraverso cui lo abbiamo spedito in caso di documenti in uscita (Es. posta ordinaria, raccomandata A/R, email, fax, consegna brevi mano, coriere, etc..)

La selezione della data del documento è selezionabile con un comodo calendario.

L'oggetto descrittivo del documento permetterà poi di effettuare ricerche testuali anche con parole contenute in esso (ad esempio se inseriamo l'oggetto "fattura acquisto computer" troveremo il documento cercando semplicemente la parola "computer")

Il mittente del documento, nel caso di documento in ingresso, o il destinatario nel caso di documento in uscita, può essere selezionato facilmente da un archivio personalizzabile dei nostri contatti.
Questo velocizza enormemente la fase di registrazione di un documento ed in più ci permette di avere una comoda rubrica di tutti i nostri contatti, contenente tutta una serie di dati come l'indirizzo, i recapiti telefonici ed email, fax, PEC, sito web, partita iva, codice fiscale, IBAN e un numero potenzialmente illimitato di referenti nel caso di aziende.

Se vogliamo inserire qualche annotazione aggiuntiva sul documento che stiamo memorizzando abbiamo sempre a disposizione il campo Note che non ha limite alcuno sulla lunghezza delle informazioni memorizzabili e permette poi di effettuare ricerche testuali anche parziali come nel caso dell'oggetto

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